Se conoce como factura al documento mercantil que lleva toda la información de una venta realizada, como los datos de la empresa que presta el servicio, NIT, numeración, entre otros. Debe seguir los requisitos legales que la dirección de impuestos y aduanas nacionales (DIAN) impone.

Sólo en caso de ser régimen común  deberá dirigirse a la DIAN y solicitar una resolución de facturación de modalidad por computador , que contiene la numeración autorizada y la fecha de expedición.  Para el caso de ser régimen simplificado  éste único requisito no es obligatorio.

En Colombia facturar por computador se rige por el artículo 617 del estatuto tributario, el cual establece que las facturas o documentos equivalentes a ella, deben contener los siguientes requisitos:

El estatuto tributario asegura que cualquier software o aplicación que permita generar una factura debe integrar esta información para su legalidad. Las facturas por computador se definen como recibos de ventas generados a través de un medio digital e impresos a través de un formato y diseño preestablecido. Te contaremos los seis beneficios de facturar por computador:

Reducción del tiempo: la transcripción manual es cosa del pasado, gracias a la digitalización ahorrarás más tiempo, que podrás invertir en la creación de nuevas estrategias o en la atención al cliente. Los datos transcritos a mano aumentan el tiempo y disminuyen la agilidad, sin embargo, si este proceso se realiza mediante un computador será más rápido y sencillo.

Almacenamiento automático: los datos se guardan de manera automatizada, teniendo la posibilidad de revisarlos y analizarlos al instante.

Tamaño de factura adaptable: ofrece la capacidad de adaptar el tamaño de la factura dependiendo de sus necesidades, por ejemplo se puede imprimir en carta, media carta o en tirilla.

Cambios sin costo: la personalización de tu logo, los datos que quieras agregar en tus facturas, las correcciones que pudieran surgir luego de su impresión, añadir garantías o promociones y modificar los términos y condiciones siempre han sido un problema para el bolsillo, pero al facturar por computador esta información podrá ser actualizada sin costo adicional. El logo podrá ser diseñado por época del año si lo requieres.

Ahorro de gastos: ya no será necesario comprar los talonarios de facturas o imprimirlas en litografía, sino que simplemente se debe contar con hojas tamaño carta, media carta o tirillas de papel,  que son más accesibles y tienen un menor valor económico.

Contribuye con el medio ambiente: a través de la facturación por computador se puede enviar la factura de venta a través del correo electrónico o imprimirlo solo si es necesario, ésto reduce de manera significativa el consumo de papel lo que contribuye al cuidado ecológico.

Los recibos de venta son el justificativo fiscal que se debe presentar ante la DIAN o cualquier organismo que lo exija, además de ser un control de sus ventas y los movimientos del inventario. Facturar por computador es un innovación necesaria para obtener agilidad, eficiencia y rapidez para tener un control más preciso del tráfico de los clientes en tu negocio.