El control de inventario es fundamental para el buen funcionamiento de la empresa; como lo hemos comentado en artículos anteriores, una buena gestión de inventario te ayuda a mejorar la rentabilidad de tu negocio y a brindar una mejor calidad de servicio a tus clientes. Actualmente existen sistemas de gestión de inventario que te ayudan a optimizar tu stock y a obtener información en tiempo real del status del mismo.

Si has pensado en implementar un sistema de control de inventario, a continuación, te mencionaremos una serie de pasos que debes hacer previo a la implementación para que ésta se pueda realizar de la manera más óptima.

Este paso es sumamente importante ya que te permitirá tener una visión real de la situación de tus inventarios y a partir de esto poder optimizarlos. Es fundamental que cuentes con un catálogo actualizado y depurado de todos tus productos; así como eliminar los artículos que ya no manejas y los productos que se encuentran repetidos en tu catálogo.

También es importante que tengas debidamente clasificados los grupos de artículos y relacionados con cada uno de tus proveedores. Todo esto te servirá para tener una buena base de información para llevar a cabo los pasos siguientes.

Una vez que hayas organizado toda la información de tu inventario actual, el siguiente paso es clasificar tus productos por lo menos en las tres (3) categorías principales para tener así un panorama más amplio de los productos que posees y cómo gestionar cada uno. Estas categorías principales son:

– Productos de Alta Rotación: Son aquellos se venden constantemente durante todo el año y debido a esto, se realiza pedido de compras por lo menos 6 veces al año para reponerlos.

– Productos de Temporales: Son los productos que no se venden constantemente, sino que su rotación puede aumentar o disminuir dependiendo de la temporada; los pedidos de compras se realizan mes a mes según se vaya necesitando y previendo el comportamiento de su demanda.

– Productos especiales o sobre pedido : Esta clasificación abarca aquellos productos considerados como ventas eventuales por alguna solicitud extraordinaria, en este caso solamente se solicitan únicamente cuando el cliente realiza su pedido, son productos de los cuales no te conviene tener detenido en el inventario ya que no puedes tener certeza de cuándo se venderán.

Se recomienda que los siguientes pasos los realices únicamente con los productos que identificaste como de alta rotación, y con algunos ajustes que te comentaremos más adelante para los productos de temporalidad.

Es importante que determines cuánto tiempo tardas en tener el producto disponible para tus clientes, para esto debes tener en cuenta dos factores: El tiempo de entrega del proveedor que es el tiempo que demora una vez realizado el pedido del producto en llegar y estar disponible para el cliente y la frecuencia de la compra que se refiere a cada cuántos días deseas hacer el pedido del producto al proveedor ambos datos puedes obtenerlos revisando el histórico tanto de las ventas como de las compras.

Esto te permitirá determinar los días de inventario y a su vez determinar cuándo te enfrentas a un stock máximo que se refiere a que la existencia del producto es la máxima permitida para tu inventario; a un stock mínimo que es cuando el producto está a punto de quedar en falla; y cuando es momento de realizar una re-orden del producto para abastecer de nuevo.

Ahora que tus inventarios se encuentran bajo control, es recomendable que cada vez que un producto llegue al nivel mínimo o al punto de re-orden planees una compra . En este proceso es muy fundamental la función de tu equipo de compras ya que cada producto tiene un comportamiento propio en cuanto a demanda y rotación; por ende, deberán estar preparados para tomar decisiones acertadas para hacer más eficiente la compra.

Las situaciones y tendencias de los productos cambian constantemente, por esto, es importante que realces revisiones periódicas de la información y que actualices constantemente los niveles mínimos y máximos de tu compañía. Se recomienda realizar este análisis anualmente o cuando el mercado en el que se desarrolla tu negocio lo amerite.

El sistema de facturación y control de inventario Vendty , te ayudará a contar con la información  completa y en tiempo real que tu empresa necesita para lograr una óptima gestión de tus inventarios .

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